A transformação digital mudou a forma como empresas e órgãos públicos armazenam e acessam informações. Documentos que antes eram armazenados apenas fisicamente passaram a ser digitalizados, uma vez que esse processo traz inúmeras vantagens às instituições, como economia relevante de tempo e espaço, além de mais facilidade para armazenar e localizar informações importantes.

No entanto, alguns arquivos não podem ser descartados após a digitalização. Isso porque a legislação brasileira exige a guarda física de determinados documentos por períodos específicos, o que torna indispensável uma gestão documental eficiente.

Por isso, saber quais documentos devem permanecer em papel, por quanto tempo e como armazená-los corretamente é essencial para que a sua instituição evite problemas jurídicos, fiscais e operacionais.

Neste artigo, você entenderá quais documentos são esses, por quanto tempo devem ficar armazenados fisicamente e como otimizar a segurança e a organização, para estar em conformidade com a lei e evitar possíveis contratempos. 

Quais documentos ainda exigem guarda física por determinação legal?

Embora a digitalização tenha ganhado espaço e validade jurídica em diversas situações, nem toda documentação pode ser eliminada imediatamente após ser convertida para formato digital.

Dependendo da legislação aplicável, da natureza do documento e das necessidades da empresa ou instituição, os documentos físicos precisam ser preservados durante um período determinado.

Entre os principais exemplos estão:

• contratos originais com assinaturas físicas, quando exigidos por legislação específica ou por necessidade de preservação do original;
• documentos trabalhistas e previdenciários sujeitos a prazos legais de guarda;
• documentos fiscais e contábeis que devem permanecer arquivados pelo período estabelecido pela legislação tributária;
• prontuários e documentos da área da saúde, conforme normas específicas do setor;
• processos administrativos e documentos públicos submetidos às regras de gestão documental dos órgãos governamentais;
• documentos judiciais e societários que exigem preservação do original.

Vale destacar que os prazos variam conforme o tipo documental e a legislação aplicável. Por isso, cada organização deve adotar critérios técnicos para definir quanto tempo cada documento precisa ser mantido. 

Riscos da guarda inadequada de documentos

Conforme mencionamos, o armazenamento físico de determinados documentos ainda é obrigatório por lei. Porém, fazê-lo sem critérios técnicos pode gerar uma série de problemas para empresas e instituições.

Entre os principais riscos estão:

Deterioração dos documentos

Umidade, calor, poeira, luz excessiva, fungos e pragas podem comprometer a integridade do papel, tornando documentos ilegíveis ou inutilizáveis.

Extravio de informações

Arquivos desorganizados dificultam a localização dos documentos e aumentam as chances de perdas durante consultas, mudanças ou reorganizações internas.

Acesso indevido

Sem controle de acesso, informações sigilosas podem ficar disponíveis para pessoas não autorizadas, colocando em risco dados estratégicos, financeiros e pessoais.

Descumprimento da legislação

A perda ou eliminação inadequada de documentos pode resultar em dificuldades para auditorias, fiscalizações e processos judiciais, além de gerar sanções legais.

Como utilizar a Tabela de Temporalidade nos processos documentais da instituição

Uma ferramenta eficaz que pode ser utilizada para facilitar a gestão de documentos e evitar os riscos associados é a tabela de temporalidade documental, um instrumento que estabelece o prazo de guarda de cada tipo de documento e define sua destinação ao final desse período.

Na prática, ela funciona como um guia para responder perguntas como:

• Por quanto tempo este documento deve ser mantido?
• Ele pode ser eliminado futuramente?
• Deve ser preservado permanentemente?

A elaboração da tabela considera fatores legais, administrativos, fiscais, históricos e operacionais.

Seu uso traz benefícios importantes, como padronização da gestão documental, redução do acúmulo desnecessário de documentos, maior facilidade para localizar informações, conformidade com exigências legais e diminuição dos custos com armazenamento.

Quando aplicada corretamente, a tabela evita tanto o descarte prematuro quanto a manutenção de documentos sem necessidade, tornando a gestão muito mais eficiente.

Um investimento vantajoso: saiba como funciona o serviço profissional de guarda física de documentos

Uma solução que vem sendo cada vez mais adotada por empresas de todo o país é a terceirização da guarda física dos documentos. Ou seja, contrata-se uma empresa especializada que ficará responsável pelo armazenamento correto desses materiais. Para além de fornecer uma estrutura física preparada para preservar documentos durante todo o período de guarda exigido pela legislação, a solução inclui uma série de etapas que facilitam a rotina dos colaboradores e a eficácia do trabalho com documentos das instituições.

Entre as principais atividades de suporte, estão:

• classificação e organização documental;
• catalogação para facilitar a localização;
• armazenamento em ambientes com controle de temperatura, umidade e segurança;
• monitoramento permanente contra incêndios, pragas e deterioração;
• controle rigoroso de acesso aos documentos;
• rastreabilidade das movimentações;
• disponibilização rápida dos documentos sempre que houver necessidade.

Dessa forma, a organização reduz riscos, libera espaço físico interno e garante que suas informações permaneçam protegidas e acessíveis.

Guarda física e digitalização são soluções que se complementam

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, guarda física e digitalização não são soluções concorrentes, mas complementares.

A digitalização permite acesso rápido às informações, agiliza processos internos, facilita o compartilhamento de documentos e reduz o manuseio dos originais.

Já a guarda física assegura a preservação dos documentos que ainda precisam ser mantidos em papel por exigência legal ou por questões estratégicas.

Quando essas duas soluções são integradas, a empresa obtém benefícios como maior agilidade na consulta de documentos, preservação dos originais pelo tempo necessário, redução do desgaste dos arquivos físicos, mais segurança para informações sensíveis, conformidade com as normas vigentes e otimização dos espaços destinados ao arquivo.

Esse modelo híbrido une praticidade, segurança e eficiência na gestão documental.

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