A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) chegou para ficar, e não se trata apenas de uma questão jurídica – é um imperativo de negócio. E um dos maiores receios das empresas hoje é garantir a conformidade na gestão das informações, evitando multas milionárias e danos irreparáveis à reputação da sua marca.

O grande desafio é justamente como colocar a LGPD em prática no dia a dia, especialmente quando se lida com um volume massivo de documentos físicos e digitais.

Muito mais do que o “li e concordo”, a LGPD exige que as empresas saibam exatamente o que têm, onde guardam, por quanto tempo e quem acessa cada informação. Para muitos negócios, a parte mais assustadora é justamente saber por onde começar.

É aí que entra a expertise da Organiza Doc, que atua como um braço estratégico das empresas, transformando esse desafio complexo em um processo seguro, organizado e eficiente. “A preocupação com a LGPD começa desde a hora do transporte, em pegar a documentação de forma organizada, inclusive com roupa especial, se for necessário; geramos documento do que estamos retirando daquele local”, explica a diretora comercial Kely Santos.

Na Organiza Doc, o trabalho vai muito além do arquivamento: implementamos um ciclo de gestão completo que atende aos princípios da LGPD.

O gerente comercial Gilberto Harthman ressalta que não se pode proteger o que não se conhece. Por isso, é feita uma triagem minuciosa nos arquivos da empresa, aplicando uma tabela de temporalidade para identificar o que deve ser guardado, por quanto tempo e o que pode ser descartado de forma segura e legal. “Essa triagem é justamente para mostrar ao cliente que não precisa digitalizar tudo. Organizamos isso e a empresa armazena só o que precisa armazenar”, complementa.

Armazenamento e acesso seguro

Seja físico ou digital, o armazenamento dos documentos das emrpesas deve ser aderente às normas vigentes. Para isso, a Organiza Doc oferece:

• Guarda Física Segura: Ambientes controlados e monitorados, com acesso restrito e inventário completo de tudo o que está sob nossa custódia. “E não é só retirar de um local e pôr em outro. Nós cuidamos dessa documentação. Trocamos as caixas… catalogamos tudo, e informamos ao cliente onde está cada um desses documentos”, detalha Kely.

• Plataforma Digital Confiável: Todos os documentos digitalizados são armazenados em uma plataforma em nuvem com acesso restrito e permissões controladas, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem cada informação. “Cria-se um controle que garante que não vão mexer naquele documento”, assegura Kely.

• Descarte e Destruição Certificada: O “direito ao esquecimento” da LGPD exige que os dados sejam apagados com segurança após cumprirem sua finalidade. Realizamos a destruição física e digital de documentos de forma legal, rastreável e certificada, gerando um comprovante que serve como evidência de conformidade para a empresa.

Mitigando riscos: Do incêndio ao vazamento

Outro aspecto importante da LGPD trata da segurança contra incidentes. Um documento perdido em um sinistro pode se tornar um grande problema para a empresa. Gilberto alerta: “Em 2015, houve alguns sinistros em cartórios. Recentemente, também tivemos casos assim. Isso mostra a necessidade de se criar um arquivo fora do seu ambiente.”

Ao ter um backup físico em um armazém seguro e uma versão digital em nossa plataforma, a empresa cria uma camada dupla de proteção contra incêndios, enchentes, vazamentos e até acessos não autorizados, mitigando riscos de forma proativa.

A digitalização como aliada da conformidade

A digitalização inteligente é um pilar fundamental para a LGPD. No entanto, é crucial fazê-la corretamente. E esse é um dos motivos de a Organiza Doc investir na venda consultiva. “Vamos até o cliente para entender o que realmente precisa digitalizar”, destaca Kely.

São utilizadas tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que facilitam a busca. Gilberto explica que, após a digitalização correta, você não tem apenas uma imagem, mas um documento inteligente e pesquisável, facilitando o atendimento a solicitações de titulares de dados, como pedidos de acesso ou exclusão.

Com as estratégias corretas, a LGPD deixa de ser vista como um peso, e se torna uma oportunidade de organizar seus processos, ganhar a confiança dos seus clientes e proteger seu patrimônio informacional.

A Organiza Doc oferece a expertise e as soluções práticas para que sua empresa cumpra a lei e opere com mais segurança, eficiência e tranquilidade.

Entre em contato conosco Entre em contato conosco e transforme o desafio da LGPD em uma vantagem competitiva para o seu negócio.