Todos sabem que a eficiência operacional é um dos pilares para o crescimento sustentável de qualquer negócio. Contudo, ainda é comum que gestores não percebam que uma das maiores oportunidades de economia e ganho de produtividade está “escondida” à vista de todos: na forma como gerenciam seus documentos.
A Organiza Doc, braço digital da Copyvic – que possui quase 30 anos de expertise no mercado de outsourcing de impressão -, vai muito além da simples digitalização. Oferece uma solução integrada que transforma a gestão documental de um custo operacional em uma vantagem estratégica, com impactos diretos no faturamento das empresas.
Do físico ao digital: A jornada da eficiência
Embora recente, com apenas três anos de existência, a Organiza Doc nasceu em um berço focado em soluções inovadoras, voltada justamente para atender a essa necessidade das empresas: uma maneira eficaz de lidar com os chamados “arquivos mortos”.
E ninguém melhor que a Copyvic para narrar essa história dos documentos nas empresas, que é uma verdadeira jornada de evolução. Como explica o gerente comercial Gilberto Harthman: “A Copyvic trabalhou em todos os ciclos. Iniciou quando tínhamos um documento que nasceu analógico, tramitou e foi guardado analógico… Agora, a Organiza Doc começa a tratar o documento da criação digital, da tramitação digital e do arquivo digital. Isso faz parte da essência da empresa, essa inovação como modelo de negócio.”
É nessa transição completa para o digital que residem os maiores ganhos. Mas como exatamente isso se traduz em redução de custos?
1. Custo físico
Talvez a mais óbvia e latente seja a redução de custos com espaço físico. É praticamente um escritório que você deixa de alugar. Arquivos físicos consomem metros quadrados valiosos, que poderiam ser aproveitados para outras operações da empresa ou, simplesmente, deixarem de ser alugados.
“Sabemos o quão custoso é ter e manter espaço físico. Muitas empresas acabam construindo locais para armazenar papéis”, revela Gilberto.
Ao terceirizar a guarda física ou digitalizar o acervo, a empresa libera espaço e transforma um custo fixo em um serviço escalável e eficiente.
2. Tempo perdido procurando documentos X Tempo produzindo
“Já vi casos em que uma empresa levou quatro meses para encontrar um documento que precisava muito”, conta a diretora comercial Kely Santos.
Ao longo da sua trajetória profissional dentro da Copyvic, Kely viu de perto muitos desses casos e afirma que o tempo que a equipe perde procurando um único documento é um dos custos ocultos mais agressivos para a produtividade.
Hoje à frente da Organiza Doc, Kely assegura que, com a gestão especializada, esse problema é eliminado. “Temos um prazo de três horas para localizar um documento físico que não foi digitalizado. E 24 horas, caso tenhamos de entregá-lo fisicamente. Se estiver digitalizado, é só entrar na plataforma e em instantes você o encontra”, compara. Agora, imagine o que a sua equipe pode produzir com essas horas (ou meses!) recuperadas.
3. Venda consultiva: Pague só pelo que realmente precisa
Quando as empresas olham para seus arquivos e almoxarifados, com centenas, milhares de caixas, imaginam um alto custo para digitalizar tudo aquilo. Contudo, esse é um equívoco comum. Nem tudo o que está guardado precisa efetivamente ser digitalizado.
E é aqui que entra um dos grandes diferenciais da Organiza Doc: a venda consultiva. Entendemos a realidade do cliente para oferecer a solução mais adequada. “É comum o cliente buscar opções para digitalizar seus documentos, até contrata um estagiário para isso. Mas esse serviço não tem legalidade nem validade. A Organiza Doc vem para entender o que realmente precisa digitalizar e o que não precisa”, destaca Kely.
Ela explica que é feita uma triagem com base na tabela de temporalidade de documentos, descartando com segurança o que não precisa ser guardado e organizando o que é essencial. Você paga apenas pelo que é verdadeiramente importante para o seu negócio.
Segurança, conformidade e sustentabilidade: Economia que protege e preserva
Os benefícios da contratação da Organiza Doc vão além do ganho da produtividade e do financeiro:
- LGPD e Conformidade: Garantimos a guarda e o manejo seguro dos dados, desde o transporte até o armazenamento em ambiente controlado, aderente a todas as normas.
- Proteção contra sinistros: Como alerta Gilberto: “Perceba a necessidade de se criar um arquivo fora do seu ambiente: se vier uma enxurrada, um incêndio, e levar tudo, não tem mais o que fazer.” É uma proteção para o patrimônio informacional da empresa.
- Destruição certificada e crédito de carbono: Já imaginou ter ganhos em cima do descarte dos seus papéis? Oferecemos a destruição legal de documentos. E o melhor: o que for possível reciclar, convertemos em crédito de carbono para o cliente, um bônus sustentável que agrega valor à marca.
Os três pilares da OrganizaDoc
Hoje, a atuação da Organiza Doc se divide em três frentes que se complementam:
- Assinatura e Gestão Digital: Crie, tramite e assine documentos digitalmente com validade jurídica em nossa plataforma segura.
- Digitalização Inteligente: Digitalizamos seu acervo físico com equipamentos e processos que preservam os documentos e utilizam OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para que você consiga localizar qualquer informação por palavra-chave.
- Guarda Física Segura: Para documentos que precisam ou se preferem que permaneçam no físico, oferecemos um ambiente seguro, organizado e catalogado.
Invista em gestão inteligente. Invista em produtividade!
A Organiza Doc não vende apenas um serviço. Ela entrega um precioso resultado: mais eficiência, menos custos e mais tranquilidade para você focar no que realmente importa: fazer o seu negócio crescer.
Entre em contato conosco . Entre em contato conosco e descubra como podemos elaborar uma solução customizada para transformar a gestão de documentos da sua empresa.
A sua empresa precisa organizar o presente para construir o futuro.
