Arquivo em nuvem: Acessibilidade, segurança e economia na palma da mão
Na era da transformação digital, acessar informações cruciais de forma rápida e segura se tornou uma necessidade para a competitividade empresarial. E se você pudesse ter todos os documentos da sua empresa organizados e disponíveis a poucos cliques de distância, de qualquer lugar do mundo? É exatamente essa a potência do arquivo em nuvem, um dos pilares estratégicos da Organiza Doc que revolucionam a gestão documental. Muito mais do que uma simples digitalização, oferecemos uma plataforma inteligente que transforma a maneira como sua empresa interage com a informação. Imagine precisar de um contrato assinado há cinco anos em meio a uma reunião importante. Com um arquivo físico, isso poderia levar horas ou até dias. Com a nossa plataforma em nuvem, leva segundos. E o melhor: pode ser consultado a qualquer hora e de qualquer dispositivo com internet. Seja no home office, em viagem ou em outra unidade da empresa, a informação vital sempre estará disponível. Embora pareça óbvio, isso não é possível a partir de qualquer método de digitalização. Ou seja, não basta “escanear” os documentos. A digitalização vai além de se criar uma imagem. “Se eu utilizo de algumas tecnologias, uma delas é a OCR (conversão de imagem em texto), significa que você pode localizar um documento digitando qualquer palavra que conste nele, e não apenas pelo nome do arquivo”, detalha o gerente comercial Gilberto Harthman. Chega de perder horas revirando pastas físicas ou digitais! Segurança de dados de alto nível Ainda hoje, um dos maiores medos das empresas ao migrar a documentação para a nuvem é a segurança. Na Organiza Doc, esse é o nosso maior compromisso! Nossa plataforma foi desenvolvida para ser um cofre digital, garantindo a proteção das informações mais sensíveis do seu negócio. O controle de acesso é restrito. A empresa define permissões personalizadas para cada usuário ou departamento. “O acesso fica restrito conforme a empresa solicita, com permissões limitadas. Cria-se um controle que garante que não vão mexer naquele documento”, destaca Kely Santos, diretora comercial. Essa segurança digital garante proteção a uma ameaça real e latente: de sinistros físicos. Incêndios, enchentes ou falhas de hardware representam um risco aos seus documentos. Com o backup automático e seguro na nuvem, seus dados estão sempre preservados, em um ambiente fisicamente distante e protegido. Eficiência que economiza recursos Optar pelo arquivo em nuvem é uma decisão financeiramente inteligente. Veja por quê: Eliminação de Custos com Espaço: Reduza ou até elimine gastos com aluguel de espaços físicos para arquivos, armários e estantes. Economia de Recursos: Diminua drasticamente o uso de papel, toners de impressora e outros suprimentos de escritório. Produtividade Ampliada: Recupere as horas que sua equipe perdia procurando documentos e redirecione esse tempo para atividades estratégicas que geram valor para o negócio. Arquivos físicos na palma da mão: Nossa solução em nuvem se integra perfeitamente com os serviços de guarda física. Documentos que precisam permanecer no papel são catalogados e, se necessário acessá-los, você localiza o item na plataforma e solicita a entrega, com a mesma agilidade e controle. Eleve o patamar da gestão da sua empresa O arquivo em nuvem da Organiza Doc não é um simples serviço de digitalização; é a porta de entrada para uma operação mais ágil, segura e inteligente. Liberte seu negócio das amarras do papel e do arquivo físico e descubra como é poder tomar decisões com agilidade absoluta. Transforme hoje mesmo a maneira como a sua empresa lida com a informação. Fale com um dos nossos especialistas e leve sua gestão documental para o próximo nível.
Como a gestão documental pode reduzir custos operacionais na sua empresa
Todos sabem que a eficiência operacional é um dos pilares para o crescimento sustentável de qualquer negócio. Contudo, ainda é comum que gestores não percebam que uma das maiores oportunidades de economia e ganho de produtividade está “escondida” à vista de todos: na forma como gerenciam seus documentos. A Organiza Doc, braço digital da Copyvic – que possui quase 30 anos de expertise no mercado de outsourcing de impressão -, vai muito além da simples digitalização. Oferece uma solução integrada que transforma a gestão documental de um custo operacional em uma vantagem estratégica, com impactos diretos no faturamento das empresas. Do físico ao digital: A jornada da eficiência Embora recente, com apenas três anos de existência, a Organiza Doc nasceu em um berço focado em soluções inovadoras, voltada justamente para atender a essa necessidade das empresas: uma maneira eficaz de lidar com os chamados “arquivos mortos”. E ninguém melhor que a Copyvic para narrar essa história dos documentos nas empresas, que é uma verdadeira jornada de evolução. Como explica o gerente comercial Gilberto Harthman: “A Copyvic trabalhou em todos os ciclos. Iniciou quando tínhamos um documento que nasceu analógico, tramitou e foi guardado analógico… Agora, a Organiza Doc começa a tratar o documento da criação digital, da tramitação digital e do arquivo digital. Isso faz parte da essência da empresa, essa inovação como modelo de negócio.” É nessa transição completa para o digital que residem os maiores ganhos. Mas como exatamente isso se traduz em redução de custos? 1. Custo físico Talvez a mais óbvia e latente seja a redução de custos com espaço físico. É praticamente um escritório que você deixa de alugar. Arquivos físicos consomem metros quadrados valiosos, que poderiam ser aproveitados para outras operações da empresa ou, simplesmente, deixarem de ser alugados. “Sabemos o quão custoso é ter e manter espaço físico. Muitas empresas acabam construindo locais para armazenar papéis”, revela Gilberto. Ao terceirizar a guarda física ou digitalizar o acervo, a empresa libera espaço e transforma um custo fixo em um serviço escalável e eficiente. 2. Tempo perdido procurando documentos X Tempo produzindo “Já vi casos em que uma empresa levou quatro meses para encontrar um documento que precisava muito”, conta a diretora comercial Kely Santos. Ao longo da sua trajetória profissional dentro da Copyvic, Kely viu de perto muitos desses casos e afirma que o tempo que a equipe perde procurando um único documento é um dos custos ocultos mais agressivos para a produtividade. Hoje à frente da Organiza Doc, Kely assegura que, com a gestão especializada, esse problema é eliminado. “Temos um prazo de três horas para localizar um documento físico que não foi digitalizado. E 24 horas, caso tenhamos de entregá-lo fisicamente. Se estiver digitalizado, é só entrar na plataforma e em instantes você o encontra”, compara. Agora, imagine o que a sua equipe pode produzir com essas horas (ou meses!) recuperadas. 3. Venda consultiva: Pague só pelo que realmente precisa Quando as empresas olham para seus arquivos e almoxarifados, com centenas, milhares de caixas, imaginam um alto custo para digitalizar tudo aquilo. Contudo, esse é um equívoco comum. Nem tudo o que está guardado precisa efetivamente ser digitalizado. E é aqui que entra um dos grandes diferenciais da Organiza Doc: a venda consultiva. Entendemos a realidade do cliente para oferecer a solução mais adequada. “É comum o cliente buscar opções para digitalizar seus documentos, até contrata um estagiário para isso. Mas esse serviço não tem legalidade nem validade. A Organiza Doc vem para entender o que realmente precisa digitalizar e o que não precisa”, destaca Kely. Ela explica que é feita uma triagem com base na tabela de temporalidade de documentos, descartando com segurança o que não precisa ser guardado e organizando o que é essencial. Você paga apenas pelo que é verdadeiramente importante para o seu negócio. Segurança, conformidade e sustentabilidade: Economia que protege e preserva Os benefícios da contratação da Organiza Doc vão além do ganho da produtividade e do financeiro: LGPD e Conformidade: Garantimos a guarda e o manejo seguro dos dados, desde o transporte até o armazenamento em ambiente controlado, aderente a todas as normas. Proteção contra sinistros: Como alerta Gilberto: “Perceba a necessidade de se criar um arquivo fora do seu ambiente: se vier uma enxurrada, um incêndio, e levar tudo, não tem mais o que fazer.” É uma proteção para o patrimônio informacional da empresa. Destruição certificada e crédito de carbono: Já imaginou ter ganhos em cima do descarte dos seus papéis? Oferecemos a destruição legal de documentos. E o melhor: o que for possível reciclar, convertemos em crédito de carbono para o cliente, um bônus sustentável que agrega valor à marca. Os três pilares da OrganizaDoc Hoje, a atuação da Organiza Doc se divide em três frentes que se complementam: Assinatura e Gestão Digital: Crie, tramite e assine documentos digitalmente com validade jurídica em nossa plataforma segura. Digitalização Inteligente: Digitalizamos seu acervo físico com equipamentos e processos que preservam os documentos e utilizam OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para que você consiga localizar qualquer informação por palavra-chave. Guarda Física Segura: Para documentos que precisam ou se preferem que permaneçam no físico, oferecemos um ambiente seguro, organizado e catalogado. Invista em gestão inteligente. Invista em produtividade! A Organiza Doc não vende apenas um serviço. Ela entrega um precioso resultado: mais eficiência, menos custos e mais tranquilidade para você focar no que realmente importa: fazer o seu negócio crescer. Entre em contato conosco . Entre em contato conosco e descubra como podemos elaborar uma solução customizada para transformar a gestão de documentos da sua empresa. A sua empresa precisa organizar o presente para construir o futuro.
OrganizaDoc: Como a gestão documental pode transformar desafios em oportunidades para empresas
Em um mundo onde informações são ativos valiosos, a forma como empresas gerenciam seus documentos pode ser decisiva para sua eficiência, segurança e até mesmo sobrevivência no mercado. A OrganizaDoc surge como uma resposta inovadora para desafios históricos: a vulnerabilidade de arquivos físicos, a complexidade do acesso à informação e os riscos associados à desorganização documental. Nesta entrevista, exploramos a jornada da OrganizaDoc desde sua concepção e influência oriundas da cultura da Copyvic, até seu papel pioneiro na transformação do cenário brasileiro de gestão documental. Com insights sobre gaps do mercado, impactos da LGPD e avanço da IA, revelamos como a empresa não apenas armazena documentos, mas libera potencial empresarial — seja economizando custos, otimizando espaços ou garantindo conformidade. Confira a íntegra e descubra como uma abordagem profissional sobre papéis pode virar o jogo para organizações de todos os portes. Como surgiu a ideia de criar a OrganizaDoc? OrganizaDoc – A ideia foi (e sempre será) a de levar uma solução que integre gestão, proteção e otimização no acesso aos documentos das organizações e das pessoas. Qual foi o gap identificado no mercado que motivou a criação da empresa? OrganizaDoc – Observamos uma falta de segurança e proteção dos documentos físicos, tanto no que diz respeito a perda e dano do documento, quanto ao acesso à sua informação. Na maioria das empresas, não há um espaço específico ou um responsável para zelar por essa documentação e isso pode gerar grande prejuízo às organizações quanto à quebra de confidencialidade da informação e à perda de documentos importantes. Em 2022, no início da trajetória, qual foi o primeiro grande desafio enfrentado? OrganizaDoc – Difundir na nossa região o serviço de guarda física, em que as organizações ganham com a gestão dos documentos com profissionais dedicados a isso, reaproveitamento de espaço e pessoal para o foco dos seus próprios negócios. Como está o cenário da gestão documental no Brasil, atualmente? OrganizaDoc – É um mercado em transformação, pois a evolução tecnológica, como o avanço da IA, oferece muitas possibilidades de melhoria no acesso à informação que está bem cuidada e tratada de forma profissional; também temos a LGPD, que nos exige um cuidado todo especial com os dados de pessoas e empresas, sem falar nos desafios culturais que ainda enfrentamos. Como a cultura da Copyvic, que foi berço da empresa, influencia a Organizadoc? OrganizaDoc – Total! Nossa cultura é de relacionamento interpessoal com cada cliente. Acreditamos que, com isso, conseguimos entender a fundo os desafios de cada cliente e podemos ofertar as melhores soluções que atendam às suas necessidades. Os arquivos em papel sempre representaram um desafio para empresas, tanto pelo volume quanto pela fragilidade e dificuldade de acesso. Qual é o diferencial da solução oferecida pela OrganizaDoc nesse contexto? OrganizaDoc – Nosso foco é na gestão total dos documentos. Fazemos uma análise de todo o acervo do cliente, indicando o que ainda tem validade jurídica e precisa ser guardado e a indicação de quanto tempo ainda é necessário guardar, como também dizemos quais documentos já alcançaram o fim da sua validade jurídica, podendo ser descartado gerando, assim, uma redução no volume de guarda física e, consequentemente, na redução de custo de armazenamento. Fazemos a unificação dos documentos que estão separados em caixas, mas que pertencem ao mesmo pessoal. Quando falamos de RH, Prontuários Médicos, fornecedores, como processos de compras e pagamentos, esse processo agiliza muito as auditorias e até mesmo a localização dos documentos. Muitas empresas ainda resistem à gestão documental profissional. Que argumentos sustentam a importância de substituir o hábito de “guardar em casa”? OrganizaDoc – Muitos! Vou listar os mais importantes: Aproveitamento do espaço e do pessoal com foco no essencial que é o negócio da empresa; Redução de custo com manutenção desse arquivo (caixas, prateleiras, etiquetas, pessoal por vezes aluguel); Economia de tempo, pois não precisa mais ficar procurando o documento em diversas caixas e sim tê-lo a um click direto no seu computador ou telefone. Embora a digitalização seja uma tendência há alguns anos, parte das empresas ainda não adotou essa prática. Quais são as justificativas mais comuns para essa resistência? OrganizaDoc – A maior é o custo alto desse processo, pois, na maioria das empresas, o volume do acervo físico ainda é grande. Nesse aspecto, a OrganizaDoc propõe uma digitalização sob demanda, ou seja, somente quando o cliente tiver a necessidade deste documento realizamos a busca e a digitalização do físico. Como fazemos uma catalogação detalhada dos documentos de cada caixa que o cliente envia para ser guardada conosco, sabemos exatamente onde o documento está armazenado e, em poucos minutos, conseguimos enviar com segurança o arquivo digital para o cliente. Outra opção é a de realizar, com o cliente, um estudo dos seus processos e do seu acervo, decidindo em conjunto quais são os documentos com maior índice de busca para realizarmos a digitalização somente desses documentos. Também sugerimos a análise de temporalidade antes do início das digitalizações, pois, se um documento físico não tem mais valor legal por ter atingido sua validade, o mesmo vale para o arquivo digital, sendo basicamente um custo desnecessário de ser efetivado. No dia a dia, qual é o erro mais recorrente encontrado em empresas que mantêm seus próprios arquivos? OrganizaDoc – Não diria ser um erro, porém, como não é um processo realizado com alguns requisitos mínimos importantes, temos o risco de perda e dano de documentos por estarem armazenados em local ou de forma inadequados. Há também o risco de vazamento de informações sensíveis, que, com a perda mencionada acima, podem acarretar processos custosos para as organizações tanto públicas quanto privadas. E, pensando mais pessoalmente, a falta de um documento pode atrasar o pedido de benefícios ou até mesmo da aposentadoria de um colaborador. Pode nos dar um exemplo de como essa transformação ocorre na prática? OrganizaDoc – Vou citar dois casos interessantes. 1º – Conseguimos liberar espaços consideráveis com um cliente da esfera pública. Eles tinham uma sala exclusiva
