No entanto, alguns arquivos não podem ser descartados após a digitalização. Isso porque a legislação brasileira exige a guarda física de determinados documentos por períodos específicos, o que torna indispensável uma gestão documental eficiente.

Por isso, saber quais documentos devem permanecer em papel, por quanto tempo e como armazená-los corretamente é essencial para que a sua instituição evite problemas jurídicos, fiscais e operacionais.

Neste artigo, você entenderá quais documentos são esses, por quanto tempo devem ficar armazenados fisicamente e como otimizar a segurança e a organização, para estar em conformidade com a lei e evitar possíveis contratempos. 

Quais documentos ainda exigem guarda física por determinação legal?

Embora a digitalização tenha ganhado espaço e validade jurídica em diversas situações, nem toda documentação pode ser eliminada imediatamente após ser convertida para formato digital.

Dependendo da legislação aplicável, da natureza do documento e das necessidades da empresa ou instituição, os documentos físicos precisam ser preservados durante um período determinado.

Entre os principais exemplos estão:

• contratos originais com assinaturas físicas, quando exigidos por legislação específica ou por necessidade de preservação do original;
• documentos trabalhistas e previdenciários sujeitos a prazos legais de guarda;
• documentos fiscais e contábeis que devem permanecer arquivados pelo período estabelecido pela legislação tributária;
• prontuários e documentos da área da saúde, conforme normas específicas do setor;
• processos administrativos e documentos públicos submetidos às regras de gestão documental dos órgãos governamentais;
• documentos judiciais e societários que exigem preservação do original.

Vale destacar que os prazos variam conforme o tipo documental e a legislação aplicável. Por isso, cada organização deve adotar critérios técnicos para definir quanto tempo cada documento precisa ser mantido. 

Riscos da guarda inadequada de documentos

Conforme mencionamos, o armazenamento físico de determinados documentos ainda é obrigatório por lei. Porém, fazê-lo sem critérios técnicos pode gerar uma série de problemas para empresas e instituições.

Entre os principais riscos estão:

Deterioração dos documentos

Umidade, calor, poeira, luz excessiva, fungos e pragas podem comprometer a integridade do papel, tornando documentos ilegíveis ou inutilizáveis.

Extravio de informações

Arquivos desorganizados dificultam a localização dos documentos e aumentam as chances de perdas durante consultas, mudanças ou reorganizações internas.

Acesso indevido

Sem controle de acesso, informações sigilosas podem ficar disponíveis para pessoas não autorizadas, colocando em risco dados estratégicos, financeiros e pessoais.

Descumprimento da legislação

A perda ou eliminação inadequada de documentos pode resultar em dificuldades para auditorias, fiscalizações e processos judiciais, além de gerar sanções legais.

Como utilizar a Tabela de Temporalidade nos processos documentais da instituição

Uma ferramenta eficaz que pode ser utilizada para facilitar a gestão de documentos e evitar os riscos associados é a tabela de temporalidade documental, um instrumento que estabelece o prazo de guarda de cada tipo de documento e define sua destinação ao final desse período.

Na prática, ela funciona como um guia para responder perguntas como:

• Por quanto tempo este documento deve ser mantido?
• Ele pode ser eliminado futuramente?
• Deve ser preservado permanentemente?

A elaboração da tabela considera fatores legais, administrativos, fiscais, históricos e operacionais.

Seu uso traz benefícios importantes, como padronização da gestão documental, redução do acúmulo desnecessário de documentos, maior facilidade para localizar informações, conformidade com exigências legais e diminuição dos custos com armazenamento.

Quando aplicada corretamente, a tabela evita tanto o descarte prematuro quanto a manutenção de documentos sem necessidade, tornando a gestão muito mais eficiente.

Um investimento vantajoso: saiba como funciona o serviço profissional de guarda física de documentos

Uma solução que vem sendo cada vez mais adotada por empresas de todo o país é a terceirização da guarda física dos documentos. Ou seja, contrata-se uma empresa especializada que ficará responsável pelo armazenamento correto desses materiais. Para além de fornecer uma estrutura física preparada para preservar documentos durante todo o período de guarda exigido pela legislação, a solução inclui uma série de etapas que facilitam a rotina dos colaboradores e a eficácia do trabalho com documentos das instituições.

Entre as principais atividades de suporte, estão:

• classificação e organização documental;
• catalogação para facilitar a localização;
• armazenamento em ambientes com controle de temperatura, umidade e segurança;
• monitoramento permanente contra incêndios, pragas e deterioração;
• controle rigoroso de acesso aos documentos;
• rastreabilidade das movimentações;
• disponibilização rápida dos documentos sempre que houver necessidade.

Dessa forma, a organização reduz riscos, libera espaço físico interno e garante que suas informações permaneçam protegidas e acessíveis.

Guarda física e digitalização são soluções que se complementam

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, guarda física e digitalização não são soluções concorrentes, mas complementares.

A digitalização permite acesso rápido às informações, agiliza processos internos, facilita o compartilhamento de documentos e reduz o manuseio dos originais.

Já a guarda física assegura a preservação dos documentos que ainda precisam ser mantidos em papel por exigência legal ou por questões estratégicas.

Quando essas duas soluções são integradas, a empresa obtém benefícios como maior agilidade na consulta de documentos, preservação dos originais pelo tempo necessário, redução do desgaste dos arquivos físicos, mais segurança para informações sensíveis, conformidade com as normas vigentes e otimização dos espaços destinados ao arquivo.

Esse modelo híbrido une praticidade, segurança e eficiência na gestão documental.

Conte com a OrganizaDoc para uma gestão documental segura

Administrar grandes volumes de documentos exige conhecimento técnico, infraestrutura adequada e processos que garantam conformidade com a legislação.

A OrganizaDoc oferece soluções completas para guarda física de documentos, organização de arquivos, gestão documental e digitalização, proporcionando mais segurança, agilidade e controle para empresas e instituições públicas.

Com uma equipe especializada e estrutura preparada para preservar informações com qualidade e segurança, sua organização reduz riscos, otimiza processos e mantém seus documentos disponíveis sempre que necessário. Entre em contato com a nossa equipe agora mesmo e tire suas dúvidas!

Mas esse processo é mais complexo do que parece, pois exige organização, critérios técnicos e, principalmente, responsabilidade com os dados importantes da corporação. Neste artigo, você vai entender melhor como funciona a digitalização documental e por que ela pode fazer toda a diferença na gestão da sua empresa.

Afinal, o que é gestão documental?

A gestão consiste em um conjunto de práticas utilizadas para organizar, armazenar, controlar e acessar documentos, tanto físicos, quanto digitais, ao longo de todo o seu ciclo de vida. Na prática, significa saber exatamente onde cada documento está, quem pode acessá-lo, por quanto tempo ele deve ser guardado e quando pode ser descartado.

Trazendo para a realidade da maioria das pessoas: sabe quando você está fazendo o processo admissional para integrar uma nova empresa e o RH te pede a cópia de vários documentos pessoais? Ou quando você vai assinar um contrato de aluguel, compra ou venda de algum imóvel? Ou ainda na hora de matricular um filho na escola ou entrar em uma nova academia? Os desorganizados irão entender bem como é exaustivo encontrar todos os documentos espalhados pela casa, digitalizá-los e enviar à instituição em questão. Os organizados, pelo contrário, que já deixam todos os arquivos atualizados em uma pasta digital, economizam um tempo valioso nesse processo.

Agora imagine essa situação a nível empresarial. Quando uma organização não possui uma boa gestão documental, além do maior gasto de tempo, surgem problemas graves, como perda de informações, dificuldade de acesso, retrabalho e até riscos jurídicos. Nesse cenário, a digitalização entra como uma etapa importante, pois facilita a organização e torna o acesso mais rápido e seguro, desde que seja feita corretamente.

Erros mais comuns

Um dos equívocos mais frequentes de quem começa a pensar em adotar uma solução digital é acreditar que basta passar o documento pelo scanner e salvá-lo em uma pasta qualquer. Mas esse tipo de prática pode gerar inconvenientes tão grandes quanto os gerados pela desorganização física. Entre os erros mais comuns, estão:

• Nomear arquivos de forma inconsistente, dificultando a busca posterior
• Não criar uma estrutura lógica de pastas
• Utilizar baixa qualidade de digitalização, comprometendo a leitura
• Não aplicar reconhecimento de texto (OCR), impedindo buscas por palavras-chave
• Deixar de fazer backup dos arquivos
• Não controlar quem pode acessar determinados documentos

Esses erros, embora pareçam operacionais, têm impactos sérios na rotina e na segurança da empresa. A falta de padronização na nomeação e de uma estrutura lógica de pastas torna a localização de documentos lenta e, muitas vezes, inviável, gerando retrabalho e perda de produtividade. A baixa qualidade de digitalização, por sua vez, pode comprometer informações essenciais, inviabilizando o uso do documento em situações críticas. Já a ausência de OCR impede buscas rápidas, transformando o acervo digital em um “arquivo morto” difícil de explorar. Somam-se a isso os riscos de não realizar backups, o que pode resultar na perda irreversível de dados, e a falta de controle de acesso, que expõe informações sensíveis a vazamentos e usos indevidos. No conjunto, esses problemas não apenas anulam os benefícios da digitalização, como também criam novos riscos operacionais e legais para a empresa. 

Documentos digitais têm mesmo validade jurídica?

Sim! No Brasil, os documentos digitalizados têm validade jurídica quando seguem algumas normas específicas e garantem autenticidade, integridade e confidencialidade. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes sobre o tratamento de dados pessoais, o que inclui documentos digitalizados. Isso significa que as empresas precisam ter cuidado redobrado com o armazenamento, o acesso e o compartilhamento dessas informações.

Outro ponto importante é o uso de certificação digital e assinaturas eletrônicas, que ajudam a garantir a validade legal dos documentos. Sem essas práticas, a empresa pode enfrentar problemas em auditorias ou disputas judiciais.

Por que contratar uma empresa especializada

Conforme já mencionamos, o processo é mais complexo do que parece. Com tantos detalhes técnicos e exigências legais, tentar fazer a digitalização de forma improvisada pode sair caro e envolver riscos irreversíveis. É nesse cenário que se torna importante contar com uma empresa especializada.

A OrganizaDoc oferece não apenas a digitalização em si, mas uma solução completa de gestão documental. Isso inclui:

• Diagnóstico do acervo físico
• Definição de critérios de organização
• Digitalização com alta qualidade e uso de tecnologias como OCR
• Indexação inteligente dos documentos
• Armazenamento seguro
• Adequação às normas legais, incluindo LGPD

Além disso, o processo é conduzido por profissionais experientes, o que reduz erros e garante que os documentos estejam prontos para uso imediato, com fácil localização e acesso controlado.

A transformação de documentos físicos em digitais é um passo essencial para empresas que desejam se modernizar e ganhar eficiência. No entanto, para que essa mudança realmente traga benefícios, é fundamental ir além do básico e investir em uma gestão documental estruturada.

Ao evitar erros comuns e contar com o suporte de especialistas, sua empresa não apenas economiza espaço e tempo, mas também ganha segurança, conformidade e agilidade no dia a dia. E, no fim das contas, isso se traduz em mais produtividade e melhores resultados. O futuro é digital (e organizado)!

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Vem aí

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