Em um mundo onde informações são ativos valiosos, a forma como empresas gerenciam seus documentos pode ser decisiva para sua eficiência, segurança e até mesmo sobrevivência no mercado. A OrganizaDoc surge como uma resposta inovadora para desafios históricos: a vulnerabilidade de arquivos físicos, a complexidade do acesso à informação e os riscos associados à desorganização documental.

Nesta entrevista, exploramos a jornada da OrganizaDoc desde sua concepção e influência oriundas da cultura da Copyvic, até seu papel pioneiro na transformação do cenário brasileiro de gestão documental. 

Com insights sobre gaps do mercado, impactos da LGPD e avanço da IA, revelamos como a empresa não apenas armazena documentos, mas libera potencial empresarial — seja economizando custos, otimizando espaços ou garantindo conformidade.

Confira a íntegra e descubra como uma abordagem profissional sobre papéis pode virar o jogo para organizações de todos os portes.

Como surgiu a ideia de criar a OrganizaDoc?

OrganizaDoc – A ideia foi (e sempre será) a de levar uma solução que integre gestão, proteção e otimização no acesso aos documentos das organizações e das pessoas.

Qual foi o gap identificado no mercado que motivou a criação da empresa?

OrganizaDoc – Observamos uma falta de segurança e proteção dos documentos físicos, tanto no que diz respeito a perda e dano do documento, quanto ao acesso à sua informação. Na maioria das empresas, não há um espaço específico ou um responsável para zelar por essa documentação e isso pode gerar grande prejuízo às organizações quanto à quebra de confidencialidade da informação e à perda de documentos importantes.

Em 2022, no início da trajetória, qual foi o primeiro grande desafio enfrentado?

OrganizaDoc – Difundir na nossa região o serviço de guarda física, em que as organizações ganham com a gestão dos documentos com profissionais dedicados a isso, reaproveitamento de espaço e pessoal para o foco dos seus próprios negócios.

Como está o cenário da gestão documental no Brasil, atualmente?

OrganizaDoc – É um mercado em transformação, pois a evolução tecnológica, como o avanço da IA, oferece muitas possibilidades de melhoria no acesso à informação que está bem cuidada e tratada de forma profissional; também temos a LGPD, que nos exige um cuidado todo especial com os dados de pessoas e empresas, sem falar nos desafios culturais que ainda enfrentamos.

Como a cultura da Copyvic, que foi berço da empresa, influencia a Organizadoc?

OrganizaDoc – Total! Nossa cultura é de relacionamento interpessoal com cada cliente. Acreditamos que, com isso, conseguimos entender a fundo os desafios de cada cliente e podemos ofertar as melhores soluções que atendam às suas necessidades.

Os arquivos em papel sempre representaram um desafio para empresas, tanto pelo volume quanto pela fragilidade e dificuldade de acesso. Qual é o diferencial da solução oferecida pela OrganizaDoc nesse contexto?

OrganizaDoc – Nosso foco é na gestão total dos documentos. Fazemos uma análise de todo o acervo do cliente, indicando o que ainda tem validade jurídica e precisa ser guardado e a indicação de quanto tempo ainda é necessário guardar, como também dizemos quais documentos já alcançaram o fim da sua validade jurídica, podendo ser descartado gerando, assim, uma redução no volume de guarda física e, consequentemente, na redução de custo de armazenamento.

Fazemos a unificação dos documentos que estão separados em caixas, mas que pertencem ao mesmo pessoal. Quando falamos de RH, Prontuários Médicos, fornecedores, como processos de compras e pagamentos, esse processo agiliza muito as auditorias e até mesmo a localização dos documentos.

Muitas empresas ainda resistem à gestão documental profissional. Que argumentos sustentam a importância de substituir o hábito de “guardar em casa”?

OrganizaDoc – Muitos! Vou listar os mais importantes:

Aproveitamento do espaço e do pessoal com foco no essencial que é o negócio da empresa;

Redução de custo com manutenção desse arquivo (caixas, prateleiras, etiquetas, pessoal por vezes aluguel);

Economia de tempo, pois não precisa mais ficar procurando o documento em diversas caixas e sim tê-lo a um click direto no seu computador ou telefone.

Embora a digitalização seja uma tendência há alguns anos, parte das empresas ainda não adotou essa prática. Quais são as justificativas mais comuns para essa resistência?

OrganizaDoc – A maior é o custo alto desse processo, pois, na maioria das empresas, o volume do acervo físico ainda é grande.

Nesse aspecto, a OrganizaDoc propõe uma digitalização sob demanda, ou seja, somente quando o cliente tiver a necessidade deste documento realizamos a busca e a digitalização do físico.

Como fazemos uma catalogação detalhada dos documentos de cada caixa que o cliente envia para ser guardada conosco, sabemos exatamente onde o documento está armazenado e, em poucos minutos, conseguimos enviar com segurança o arquivo digital para o cliente.

Outra opção é a de realizar, com o cliente, um estudo dos seus processos e do seu acervo, decidindo em conjunto quais são os documentos com maior índice de busca para realizarmos a digitalização somente desses documentos.

Também sugerimos a análise de temporalidade antes do início das digitalizações, pois, se um documento físico não tem mais valor legal por ter atingido sua validade, o mesmo vale para o arquivo digital, sendo basicamente um custo desnecessário de ser efetivado.

No dia a dia, qual é o erro mais recorrente encontrado em empresas que mantêm seus próprios arquivos?

OrganizaDoc – Não diria ser um erro, porém, como não é um processo realizado com alguns requisitos mínimos importantes, temos o risco de perda e dano de documentos por estarem armazenados em local ou de forma inadequados.

Há também o risco de vazamento de informações sensíveis, que, com a perda mencionada acima, podem acarretar processos custosos para as organizações tanto públicas quanto privadas.

E, pensando mais pessoalmente, a falta de um documento pode atrasar o pedido de benefícios ou até mesmo da aposentadoria de um colaborador.

Pode nos dar um exemplo de como essa transformação ocorre na prática?

OrganizaDoc – Vou citar dois casos interessantes.

1º – Conseguimos liberar espaços consideráveis com um cliente da esfera pública. Eles tinham uma sala exclusiva para o armazenamento do arquivo, porém, estava completamente cheia, com caixas empilhadas pelo chão. Com isso, o acúmulo de caixas foi parar nas salas dos servidores, no chão, rodeando as mesas, e havia livros livros empilhados e prateleiras abarrotadas. Com a digitalização, tudo isso acabou. Hoje, os documentos estão seguramente guardados e bem organizados.

2º – Outro cliente, da iniciativa privada, tinha uma sala comercial sendo utilizada apenas para o armazenamento dos arquivos. Com a contratação da OrganizaDoc, a empresa conseguiu liberar a sala para locação e hoje fatura com o aluguel daquele espaço, que antes apenas gerava custos para empresa.

Pensando no futuro, quais transformações podem ser esperadas na gestão documental? E quais são os próximos passos planejados pela OrganizaDoc?

OrganizaDoc – Esse é um mercado em transformação. Devemos estar sempre atentos às tecnologias mais atuais para entregar um serviço cada vez melhor para os nossos clientes.

E a OrganizaDoc segue esse viés, pois está sempre buscando melhorar seus sistemas e processos para garantir mais segurança, tranquilidade e agilidade na gestão e na entrega das informações dos clientes que estão sob nossos cuidados.